学内運営の簡素化・サービス業務における利用
教員には学内運営のために果たすべき仕事があるが、これらできるかぎり合理的に行い、負担を軽減したいものである。職員・教員の学内運営にかかわり教育サービスの質的・量的向上のためのパソコン・学内ＬＡＮの利用法には次のようなものが考えられる。
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現在大学に提出する書類はコンピュータを利用することが考慮されていないため、提出書類に切り張りする余計な手間を要している。提出書類の形式をパソコン利用時に面倒のないような書式にするべきだろう。「標準テンプレート」は当然用意されるべきであるが。この場合には形式のみを規定し、使用するアプリケーションまで規定しないように。
また、委員会諸記録の整理にあたっても共同作業が今よりはスムーズに行えるだろう。
電子メールは緊急に一刻をあらそう連絡用には不向きであるが、時間的余裕がある場合には有効である。なにか不明な点がある場合にまず確認する情報源として、大学のホームページに連絡・掲示のページを設けておけばよい。
たとえば、教務関係の相談などで、学生は不定期に教務委員に連絡、面接にくる。このような場合担当教員は不特定多数に対応しなければならないので長時間を要することもしばしばである。なかにはたしかに面接が必要なこみいった相談内容であることもあるが、そうでないこともある。このような場合適切なメール窓口が設けられていれば、相談内容をあらかじめ把握できるので、担当教員・職員の対応も楽になる。
先日ある大学を訪問したところ、ちょうど銀行の自動支払機のような機械がおかれ、いくつかの証明書が自動的に発行できるようになっていた。たしかに、窓口で担当者が応対すべき事柄とそうでない仕事をわけることにより事務処理上の負担が軽減され、サービスの時間も延長することができる。
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